Come scrivere una buona mail

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What they say

E’ ormai risaputo che quella delle e-mail è la forma di comunicazione tra le più diffuse, in ambito lavorativo e non solo. Per questa ragione è essenziale essere in grado di scriverle nella maniera più corretta ed incisiva possibile. Ma come?

  • Siate sintetici ed evitate la prolissità. Utilizzando elenchi puntati e periodi chiari e concisi potete risparmiare moltissimo tempo da impiegare in altre attività. La dovizia di particolari può essere talvolta utile, ma nella maggior parte dei casi è solo controproducente;
  • Dai il giusto tono al tuo messaggio. Anzitutto inquadra uno stile più o meno formale a seconda del destinatario. Poi valuta la possibilità di utilizzare il grassetto per mettere in evidenza le parole chiavi, il corsivo per le specifiche, il sottolineato, invece, per ciò che desideri che l’interlocutore ricordi;
  • Chi ben comincia è già a metà dell’opera. L’oggetto della mail è essenziale, giacché determina sin dal principio il successo di una e-mail. Sì, perché le mail con oggetti non azzeccati difficilmente verranno aperte, e prenderanno in maniera rapida e decisa la via del ‘cestino’. Anche la la fine del messaggio, naturalmente, ha la sua importanza. Firmati sempre, e valuta la possibilità di terminare il tuo messaggio con una domanda o una richiesta di risposta da parte del destinatario.
  • Sii ordinato nelle risposte, specie alle mail di una certa lunghezza. Rispondi per blocchi, senza dimenticare informazioni essenziali per l’economia della discussione. La chiarezza e l’ordine sono fondamentali, non dimenticarlo.
  • La rilettura finale è importante tanto quanto la somma dei passaggi precedenti, poiché permette di verificare gli errori, la completezza, la correttezza e la coerenza di ciò che si è scritto. E poi si può rileggere una, due, tre volte, fintanto che tutto sarà al giusto posto.

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